Documentos obrigatórios no transporte rodoviário de cargas: guia completo e atualizado
No transporte de cargas no Brasil, cumprir as exigências legais é fundamental para manter operações seguras e eficientes. A emissão e a gestão corretas dos documentos obrigatórios fazem toda a diferença.
Seja para transportadoras, motoristas autônomos ou embarcadores, conhecer cada documento, sua função e quando ele é exigido é essencial para garantir conformidade, evitar multas e preservar a reputação no mercado.
Nos últimos anos, o setor avançou bastante nesse aspecto, com a consolidação de documentos eletrônicos como a NF-e, o CT-e e o MDF-e, que padronizaram processos e trouxeram mais agilidade para a logística.
E mais, a Lei 14.599/2023 trouxe mudanças importantes para o transporte de cargas e para a fiscalização no trânsito. Entre os principais pontos, ela estabeleceu a obrigatoriedade do seguro de responsabilidade civil para transportadoras, aumentando a segurança e a transparência do setor. A lei também estabelece as regras do exame toxicológico para condutores, postergando sua exigência para obtenção e renovação da CNH.
Dessa forma, a fiscalização de infrações passou a ser distribuída entre diferentes órgãos: os municipais podem multar por estacionamento irregular, excesso de velocidade e excesso de peso, enquanto os estados e o Distrito Federal ficam responsáveis por questões como cadastro de veículos e baixa de veículos irrecuperáveis.
Por fim, a autorização para uso de sinalização experimental em vias ficou sob competência do órgão máximo executivo de trânsito da União.
Com as tecnologias atuais, muitos processos no transporte de cargas ficaram mais rápidos e seguros, com emissão eletrônica de documentos, fiscalização em tempo real e menor risco de extravios. Apesar disso, ainda surgem dúvidas sobre quais documentos e obrigações precisam estar regularizados antes de pegar a estrada.
Neste guia, você vai descobrir para que serve cada documento obrigatório na logística rodoviária, quais são os riscos de circular sem eles e quais mudanças recentes merecem atenção.
Documentos de transporte são a base da segurança e transparência logística
Os documentos de transporte de cargas servem para registrar e controlar o movimento das mercadorias, garantir o cumprimento das obrigações fiscais e comprovar que a operação está sendo realizada de forma correta e transparente.
Esses registros também facilitam a fiscalização por parte dos órgãos competentes, que podem verificar com mais rapidez e clareza se todas as exigências estão sendo cumpridas, garantindo maior segurança e confiabilidade em toda a cadeia logística.
Esses documentos são essenciais para formalizar o contrato entre as partes envolvidas no transporte, já que muitos deles, como a Nota Fiscal Eletrônica (NFe) e outros documentos fiscais, são emitidos pela empresa que contrata o serviço e precisam acompanhar a carga durante o transporte.
Principais documentos necessários no transporte de cargas
Os documentos necessários para o transporte de cargas no Brasil, conforme cada setor, são:
Transportadora
- RNTRC (Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Cargas – ANTT)
- CNPJ regular e inscrição estadual
- Contrato social atualizado
- Licenças específicas (dependendo da carga: ANVISA, IBAMA, MAPA etc.)
- Seguro obrigatório (RCTR-C e RCF-DC, quando aplicável)
Caminhoneiro autônomo
- RNTRC – ANTT válido como TAC (Transportador Autônomo de Cargas)
- CNH compatível com a categoria do veículo
- CRLV (Certificado de Registro e Licenciamento do Veículo) atualizado
- Comprovante de residência
- Seguro facultativo (recomendado, mas não obrigatório em todos os casos)
Embarcador
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) ou CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico, emitido quando contrata transportadora)
- Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)
- Licenças ou certificados de órgãos reguladores, caso a carga seja especial (ANVISA, MAPA, Exército, IBAMA etc.)
Agora confira mais detalhes sobre cada um desses documentos de transporte de cargas:
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento fiscal obrigatório utilizado para registrar as vendas de mercadorias e a prestação de serviços por empresas de todos os portes. Ela é emitida e armazenada de forma totalmente digital, garantindo validade jurídica por meio da assinatura digital do emitente e autorização prévia pela Secretaria da Fazenda.
Esse formato eletrônico substituiu modelos antigos em papel, como a Nota Fiscal Modelo 1 ou 1A, trazendo mais segurança e agilidade ao processo.
A NF-e deve conter informações detalhadas da operação comercial, incluindo dados do vendedor e comprador, descrição completa dos produtos ou serviços, valores, impostos incidentes, natureza da operação e outros campos obrigatórios.
Por ser transmitida eletronicamente para a Receita Federal e demais órgãos de controle, ela permite que clientes, fornecedores e autoridades tenham acesso rápido e seguro às informações, facilitando auditorias, conferências e controles fiscais.
A ausência ou emissão incorreta desse documento pode resultar em multas, apreensão da carga e até bloqueio das atividades da empresa.
Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT)
O CIOT é um código emitido pela Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT) para registrar e identificar oficialmente cada operação de transporte de cargas realizada, seja com frota própria ou terceirizada.
Este código é obrigatório para a emissão de documentos fiscais como CT-e e MDF-e em operações reguladas pela ANTT . A finalidade do CIOT é assegurar a transparência nas operações, garantir o pagamento correto do frete e proteger os direitos dos caminhoneiros.
A ausência do CIOT em uma operação pode resultar em multas e penalidades para a transportadora.
Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)
O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é a representação física simplificada da NF-e. Embora não tenha validade jurídica própria, ele é fundamental para acompanhar a mercadoria durante todo o transporte, servindo como comprovante visual da existência da nota fiscal eletrônica.
O DANFE apresenta informações essenciais para a logística, como o número da NF-e, valor total da operação, descrição do remetente e destinatário, além da chave de acesso com 44 dígitos e código de barras para consulta e validação do documento eletrônico.
Esse documento deve obrigatoriamente estar presente junto à carga desde a origem até o destino final. No ato da entrega, o DANFE serve como registro para comprovar o recebimento, podendo ser assinado pelo destinatário. Sua ausência durante uma fiscalização pode gerar retenção da mercadoria e aplicação de penalidades.
Por isso, manter o DANFE de forma legível e correta é essencial para evitar atrasos e problemas logísticos, garantindo transparência e conformidade com a legislação vigente.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
O CT-e é o documento fiscal eletrônico que formaliza a prestação do serviço de transporte de cargas. Ele substitui o conhecimento em papel e é obrigatório para todas as modalidades de transporte (rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário, dutoviário).
A emissão e autorização do CT-e são realizadas eletronicamente junto à Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado de origem da carga, e o transportador precisa estar credenciado para emitir o documento.
O CT-e contém informações detalhadas como dados do remetente, destinatário, transportador, descrição da carga, valor do frete, impostos e condições do serviço. A validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emissor e pela autorização eletrônica concedida pela Sefaz.
Durante o transporte, o documento precisa acompanhar a carga obrigatoriamente, e pode ser consultado em tempo real via sistema da Receita Federal ou da Secretaria da Fazenda, utilizando o código numérico de 44 dígitos e o código de barras presentes no documento auxiliar.
Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE)
O DACTE é a representação impressa do CT-e, funcionando como um comprovante físico para acompanhamento da mercadoria durante o transporte. Ele não substitui o CT-e, que é o documento fiscal legal, mas facilita a fiscalização nos postos e serve para consultas rápidas das informações do transporte.
O destinatário da carga, no momento da entrega, deve assinar e carimbar o DACTE, confirmando a recepção dos produtos nas condições acordadas. Caso haja divergências como quantidade incorreta, avarias ou itens faltantes, o cliente pode recusar a entrega, e os produtos devem retornar à origem com o DACTE original.
Assim, o DACTE é fundamental para o controle do transporte, conferência da carga e comprovação da prestação do serviço.
Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)
O MDF-e é um documento eletrônico que consolida em um único arquivo todos os CT-es e Notas Fiscais Eletrônicas ( NF-e) vinculados a um transporte, simplificando e padronizando a gestão fiscal do transporte de cargas. Importante salientar que, no caso de cargas fracionadas (quando um mesmo veículo carrega mais de uma carga), é obrigatório emitir A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) de cada mercadoria.
É obrigatório sempre que um veículo transportar mercadorias com múltiplos documentos fiscais, facilitando a fiscalização ao permitir o controle em lote das cargas transportadas. O MDF-e deve ser emitido antes do início da viagem e possui validade nacional.
Uma das exigências recentes para o MDF-e é a inclusão dos dados do seguro de Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas (RCTR-C), com informações como seguradora, número da apólice e averbação, garantindo que eventuais danos a terceiros estejam cobertos.
Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas (RCTR-C)
O RCTR-C é um seguro obrigatório que cobre danos causados a terceiros durante o transporte rodoviário de cargas, incluindo acidentes como colisão, incêndio, explosão, tombamento, capotagem, atropelamento e abalroamento.
É responsabilidade da transportadora contratar esse seguro, independentemente de a empresa contratante possuir seguro próprio. A apólice do RCTR-C deve estar devidamente informada no MDF-e, garantindo que os riscos durante o transporte estejam cobertos.
Esse seguro protege tanto a transportadora quanto terceiros que possam ser afetados por acidentes envolvendo o veículo de transporte.
Vale-Pedágio Obrigatório (VPO)
O Vale-Pedágio Obrigatório é uma medida que transfere para o contratante do transporte a responsabilidade pelo pagamento antecipado dos pedágios nas rodovias federais. A partir de 31 de janeiro de 2025, esse pagamento passou a ser feito exclusivamente por meios eletrônicos, como TAGs, e não mais em dinheiro ou outros formatos.
O objetivo é evitar que o motorista, especialmente o caminhoneiro autônomo, precise desembolsar valores durante o trajeto. O descumprimento dessa regra sujeita o embarcador da carga a multas e outras sanções previstas na legislação.
Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo (CRLV)
O CRLV é o documento que comprova o registro e a regularização do veículo junto ao Departamento de Trânsito (Detran). Ele atesta que o veículo possui todas as obrigações legais em dia, como pagamento do IPVA, seguro obrigatório (DPVAT), licenciamento anual e multas pendentes.
Sem o CRLV válido, o veículo não pode transitar legalmente, e o motorista pode ser multado ou ter o transporte interrompido pela fiscalização.
O CRLV deve ser portado junto com a Carteira Nacional de Habilitação (CNH) válida, que deve estar adequada para o tipo de veículo conduzido (por exemplo, a categoria C para caminhões).
Importância de manter a documentação sempre atualizada
Documentos em dia garantem fluidez na operação, reduzem paradas em postos de fiscalização e evitam penalidades relacionadas a infrações no transporte rodoviário.
Dessa forma, protegem a empresa em casos de acidentes ou reclamações, já que servem como prova formal das condições do transporte.
Sem contar com os sistemas eletrônicos, que permitem integrar a emissão e o monitoramento dos documentos.
Abaixo, você pode conferir em detalhes quais as consequências de não cumprir com os documentos exigidos por lei.
Quais as penalidades para quem não portar os documentos exigidos?
Deixar de portar ou apresentar corretamente os documentos obrigatórios durante o transporte de cargas pode gerar sérias consequências para as empresas e motoristas envolvidos.
As principais penalidades para infrações no transporte rodoviário incluem multas financeiras que variam de R$550,00 a R$10.500,00, além de suspensão ou cancelamento do registro do transportador. Dependendo também da gravidade da infração, além da possibilidade de apreensão da carga ou do veículo até que a situação seja regularizada.
A falta da documentação adequada pode resultar em atrasos nas entregas, prejuízos financeiros e danos à reputação da empresa. E em casos mais graves, a empresa pode enfrentar processos administrativos e até mesmo impedimentos para atuar no mercado.
Portanto, manter todos os documentos de transporte em ordem não é apenas uma obrigação legal, mas também uma medida preventiva essencial para evitar transtornos e garantir a segurança e a eficiência das operações logísticas.
Como a tecnologia pode transformar a gestão fiscal da sua empresa
No transporte de cargas, lidar com a emissão de documentos como CIOT, CTe e MDFe é uma etapa obrigatória, mas que exige uma carga e conhecimento burocrático de transportadoras e motoristas.
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